Introducción
¿Alguna vez has sentido que tienes más cosas pendientes de lo que materialmente puedes abarcar? No te preocupes, no te pasa nada raro. Es una sensación bastante común, aunque en algunas personas se lleva a extremos increíbles. Organizarse no es sencillo, pero existen metodologías que pueden ayudarte a tener todo bajo control y mejorar tu productividad. En este post te damos algunas pautas.
El tiempo que disponemos es finito, sin embargo, las cosas por hacer son infinitas. Aquí está la clave de nuestro problema. Cuando nos dejamos llevar por la lista interminable de tareas pendientes, lo más habitual es que perdamos el control. Es entonces cuando pierdes el foco de lo que es importante y entra en escena tu instinto de supervivencia. En resumen, lo haces justo cuando el problema te va a explotar en la cara.
Tu sistema de productividad toma vida propia. La toma de decisiones queda fuera de tu alcance. En este momento en el que la saturación está llegando al límite, es la lista de tareas la que marca tu agenda. ¿Prioridad? ¿Importancia? Lo que tuvieras en mente deja de tener sentido.
¿Cómo podemos evitar llegar a esta situación?
Ya hemos planteado el problema. Ahora viene lo difícil. Cómo conseguir lidiar con nuestras tareas pendientes sin perder el control.
El objetivo que tenemos que fijar en nuestro punto de mira no es vaciar la bandeja de tareas. El objetivo que debemos plantearnos es ser libres a la hora de decidir. Se trata de ir por delante, para no caer en el mismo error una y otra vez. Sólo así seremos proactivos. En el momento en el que los factores externos decidan por nosotros, volveremos a perder la capacidad de actuar.
Para lidiar con el problema planteado y conseguir el objetivo que nos hemos fijado, existe la metodología GTD, siglas de Getting Things Done. Esta metodología de la productividad se basa en estos cinco principios:
Confianza: Cree en ti mismo y en tus posibilidades.
Acción: No podemos hacer ni ideas ni cosas. Sólo podemos hacer acciones.
Contexto: Las prioridades son dinámicas y van cambiando dependiendo de la situación en la que estés. La clave está en el contexto.
Entropía: Todo tiende al desorden. Necesitarás energía para hacer una revisión periódica. Mantener el foco en las tareas que tienes por hacer te ayudará a mantener el orden.
Relevancia: Ser productivo no significa hacer muchas cosas por unidad de tiempo. Toda acción que tengamos anotada tiene que tener importancia dentro de nuestros objetivos.
El GTD plantea cuatro pasos que debes tener siempre en mente para mejorar tu productividad:
Captura: para empezar, vacía tu mente. Recopila TODO lo que te preocupa. Lo antes posible. Estés donde estés. Usando el mínimo número de herramientas.
Procesa: el siguiente paso es procesar todo lo capturado en la fase anterior para convertirlo en acciones. Es importante tener un buen sistema de archivo que te permita localizar todas las cosas sin demora.
Actúa: ¿lo puedo hacer en menos de dos minutos? Entonces, ¡hazlo ya!
¿No puedo ponerme con ello inmediatamente? Entonces párate un segundo a analizar el problema: quizás esa tarea no sea tuya, o quizás haya una persona más adecuada para ejecutarla. Actuar correctamente implica en ocasiones saber DELEGAR y llevar el control de esas tareas que has repartido.
Revisa: consultar el calendario de la semana anterior, de la siguiente o la lista de acciones ordenadas de acuerdo al contexto, te permitirá mantener una visión de tu agenda y de la evolución de tus tareas.
Factores externos que bloquean tu progresión y la productividad: las interrupciones
Llegamos a un punto interesante. Porque por muy bien que nos organicemos, hay factores externos que escapan a nuestro control.
Os pongo de ejemplo el vídeo “Why you can’t work at work?»
No sé cuál es el ambiente de trabajo en tu oficina, empresa o en tu casa, pero lo que nos pasa en ocasiones en Mobivery es que nos interrumpimos entre nosotros mismos: llamadas desde otras oficinas, iChat, atender el mail, whatsapp, etc.
Para evitar estas distracciones es muy recomendable plantear un protocolo de comunicación, en orden a la prioridad de cada situación y por supuesto, exigir que se cumpla en la medida de lo posible.
¿Es urgente? Utiliza herramientas asíncronas: ichat, whatsapp, sms… o te levantas y le preguntas, si está en la misma oficina. ¿Puede esperar 24h? Entonces le envío un mail. Aquí encontrarás algunas herramientas que usamos cada día para mejorar nuestra productividad.
Aplicaciones y lecturas recomendadas sobre productividad
Ya para finalizar, aquí os dejamos una serie de herramientas y libros que os vendrán muy bien para empezar a organizar tus tareas y mejorar tu productividad:
Listado de apps recomendadas:
– Evernote
– Wunderlist
Listado de lecturas recomendadas:
Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity
David Allen
The 7 habits of highly effective people
Stephen R. Covey
Personal Kanban: Mapping Work | Navigation Life
Jim Benson, Torianne Demaria Barry
The 4-hour Work Week. Escape the 9-5 live anywhere and join the new rich
Timothy Ferriss
